Producto
3 oct 2022
Time boxing, un conveniente truco de productividad
Todo lo que debes saber sobre esta técnica para organizar las horas de trabajo. Además, consejos para aplicarlo en tu rutina laboral.
¿Qué es el time boxing?
El time boxing es una herramienta de productividad; una técnica que procura una mejor organización del trabajo gracias a un control concreto del tiempo.
La base de la propuesta es establecer bloques de tiempo para las tareas. De allí el término en inglés “boxing”, que en este caso podemos traducir como “encuadrar”, “delimitar” o “encasillar”.Mejorar la capacidad de organización no es trivial en el mundo laboral.
Los responsables de negocios desperdician casi 22 horas cada semana, según datos publicados en The Hustle.
Más allá de las estadísticas, ¿nunca te ha ocurrido que una tarea que pensabas resolver en una hora, insumió el doble, o más? ¿Y que por continuarla has abandonado otras, que eran relevantes?
El time boxing es un organizador que promete optimizar la agenda del día y organizar el flujo de trabajo. La técnica es sencilla y la clave es respetar los bloques.
Esta técnica se apoya en un concepto de la psicología denominado “intención de implementación”, que también se aplica en ámbitos extra laborales, por ejemplo para la actividad física.
En términos resumidos, esa noción psicológica señala que al especificar cuándo, dónde y cómo completar las tareas se estira la probabilidad de completarlas. Una de las formas es escribir las respuestas a esas preguntas.
La idea es estar enganchado y enfocado en los objetivos. El time boxing es una forma poderosa de “sacudir” el trabajo a ritmo de tortuga.
Beneficios del time boxing
La técnica del time boxing puede ofrecer ventajas apreciables. Tanto, que la publicación Harvard Business Review la incluyó entre los 100 mejores trucos de productividad.
¿Cuáles son los beneficios del time boxing?
Agiliza la carga de trabajo: Para algunos, es una forma de “hackear a la semana” y empezar el lunes con mejor ánimo, gracias a una adecuada organización del tiempo.
Favorece el enfoque: La técnica propone mantenerse en el camino correcto a medida que avanza la agenda del día. En este sentido, aquellos que realizan muchas tareas pueden orientarse hacia las actividades de mayor relevancia.
Ayuda a establecer prioridades personalizadas: La productividad es una virtud que no se replica en todos del mismo modo. El time boxing contempla la posibilidad de organizarse de acuerdo a las singularidades de cada persona. Por ejemplo, sirve para programar las tareas importantes durante la mañana si en esas horas las capacidades de resolución son más altas.
Motoriza las decisiones: Al tener un tiempo específico para resolver las tareas emerge una propensión a resolverlas y no “hundirse en un pantano” de indecisión. En este sentido, ayuda a eludir una sensación frecuente en el trabajo: estar abrumado por la cantidad de aspectos a resolver.
Es una vía para el autoconocimiento: Con el paso de las semanas, aprenderás más sobre tus rutinas de trabajo, tus habilidades y puntos débiles. Los bloques y los resultados de esta práctica mostrarán cómo trabajas. Así, también podrás saber en qué aspectos puedes mejorar.
Convierte listados extensos en un plan organizado: Los recuadros del time boxing permiten ordenar las tareas, alineándolas. Por ejemplo, puedes diferenciar el desarrollo de productos de las instancias abocadas a la investigación de mercado.
Evita las distracciones: Al establecer marcos de tiempo para las tareas, el practicante de time boxing elude acciones enemigas de la productividad, por ejemplo revisar las redes sociales o chatear en WhatsApp. Más adelante señalaremos que esta técnica no se enfrenta con el descanso: de hecho, podríamos afirmar lo contrario.
Beneficia a los defensores de la “monotarea”: En la era digital se habla mucho de las capacidades multitasking. Pero no son muchas las personas que tienen habilidad para resolver muchas tareas al mismo tiempo: más que soluciones, hay dispersión. Esta técnica hace flamear la bandera de la “monotarea”, para poner a las tareas en fila y abordarlas organizadamente.
Barre errores: En relación al punto anterior, el time boxing es una de las estrategias de productividad más efectivas para evitar fallas. Más foco, menos deslices.
Al revisar las ventajas del time boxing también podemos mencionar lo siguiente: evita las ambiciones de los perfeccionistas. ¿Acaso es poco aconsejable apuntar a la corrección en el trabajo? ¿El esmero es un disvalor?
Será mejor decir que este truco de productividad ayuda a eludir los malos vicios del perfeccionismo y que, en ese sentido, favorece la flexibilidad.
Es bueno tener presente que los proyectos no siempre avanzan según lo planeado en primera instancia. En función de esto, el time boxing permite a los trabajadores evitar las obsesiones y avanzar.
Una reflexión del escritor argentino Jorge Luis Borges sirve para graficarlo. El autor de El Aleph y El libro de arena, entre otras obras cumbres, en una ocasión dijo: “Publico para dejar de corregir”.
Trasladando esa idea al asunto que aquí nos convoca, podemos decir: “Avanzo hacia la siguiente tarea para estirar los márgenes de productividad”. En todo caso, luego habrá nuevos boxes para las instancias de mejoras.
Diferencias entre time boxing y time blocking
Time boxing y time blocking son técnicas que se parecen, aunque presentan diferencias y efectos diversos.
El time blocking supone el bloqueo de una cantidad de tiempo para enfocarse en un proyecto. En estos casos, es usual apagar los teléfonos y cerrar la agenda a cualquier tipo de reunión o llamada.
La técnica time boxing propone un paso adicional: no sólo bloquear, sino organizar. En esa línea, se perciben mayores beneficios en términos productivos.
Mientras que en el time blocking es habitual que haya mucha cantidad de trabajo para resolver en poco tiempo; con el time boxing se apuesta a incrementar la motivación con una integración inteligente de las tareas.
¿Cómo llevar esta técnica a la práctica? Nos enfocamos en ese punto a continuación.
¿Cómo empezar a aplicar el time boxing?
Para aplicar el time boxing en una rutina de trabajo es conveniente seguir estos pasos.
Planifica con dos semanas de anticipación: Es un buen primer envión para organizar el calendario. Especialistas en esta técnica recomiendan establecer estructuras más rígidas para la primera semana, y una mayor flexibilidad para la segunda.
Diseña cajas de tiempo: Esta acción es el core de esta técnica de productividad. Los cuadros deben indicar la tarea a realizar y es una buena práctica agrupar las actividades afines y/o relacionadas.
Avanza: Si has diseñado estas cajas de tiempo y has apostado por esta técnica, pues intenta respetarla. ¿Qué ocurre si no terminas una tarea en el tiempo estipulado? Entonces rediseña los bloques, pero avanza hacia la siguiente acción que habías indicado.
Reserva tiempo no negociable: Si tienes una entrega pactada para el día viernes, es conveniente programar cajas de tiempo más estrictas para los días previos, y más flexibles para los posteriores.
Socializa tu plan: La mayoría de los trabajos requieren colaboración y acciones en equipo. El time boxing es una técnica apta para grupos y también es una vía para comunicar a otros los detalles de tu agenda. Por caso, sirve para que colegas estén al tanto cuándo es más conveniente comunicarse contigo.
Usa la técnica SMART: Se trata de una regla mnemotécnica que apunta a los siguientes valores para los objetivos que trazas. En inglés, las letras refieren que las metas idealmente deben ser “específicas, medibles, alcanzables, relevantes y medibles en el tiempo”.
Prémiate: Tal como señalamos anteriormente, el time boxing no se trata de crear un esquema irrevocable, sino de conseguir una mejor organización. Por eso, si respetas la técnica también tendrás el tiempo necesario para el descanso y el ocio.
Luego de aplicar esta técnica durante algunas semanas, una buena idea es evaluar los resultados. Siempre hay posibilidad de perfeccionar y pensar soluciones allí donde no se consiguieron los beneficios esperados.
Consejos para el buen time boxing y en qué casos aplicarlo
Este truco de productividad se encuadra entre las metodologías de trabajo ágil. Así, es una excelente vía para organizar proyectos muy grandes, dividiéndolos en fases. De esa forma, se vuelven más manejables (tanto en términos psicológicos, como en la faceta más práctica).
Un consejo útil para aplicar el time boxing es combinar los objetivos SMART con una planificación en Google Calendar. Además de ser una herramienta intuitiva y completa, permite que compartas tus bloques con otras personas del equipo, proveedores, clientes, etcétera.
Por último, quizá el punto más importante de esta técnica es el favor que le hace a la diversificación del trabajo. Al establecer cajas de tiempo, podrás abordar diferentes tareas durante el día y mucho más en la semana.
Un beneficio que no mencionamos hasta ahora, poco antes del punto final: esta técnica es útil tanto para gestionar proyectos grandes como pequeños.
Todo lo que debes saber sobre esta técnica para organizar las horas de trabajo. Además, consejos para aplicarlo en tu rutina laboral.
¿Qué es el time boxing?
El time boxing es una herramienta de productividad; una técnica que procura una mejor organización del trabajo gracias a un control concreto del tiempo.
La base de la propuesta es establecer bloques de tiempo para las tareas. De allí el término en inglés “boxing”, que en este caso podemos traducir como “encuadrar”, “delimitar” o “encasillar”.Mejorar la capacidad de organización no es trivial en el mundo laboral.
Los responsables de negocios desperdician casi 22 horas cada semana, según datos publicados en The Hustle.
Más allá de las estadísticas, ¿nunca te ha ocurrido que una tarea que pensabas resolver en una hora, insumió el doble, o más? ¿Y que por continuarla has abandonado otras, que eran relevantes?
El time boxing es un organizador que promete optimizar la agenda del día y organizar el flujo de trabajo. La técnica es sencilla y la clave es respetar los bloques.
Esta técnica se apoya en un concepto de la psicología denominado “intención de implementación”, que también se aplica en ámbitos extra laborales, por ejemplo para la actividad física.
En términos resumidos, esa noción psicológica señala que al especificar cuándo, dónde y cómo completar las tareas se estira la probabilidad de completarlas. Una de las formas es escribir las respuestas a esas preguntas.
La idea es estar enganchado y enfocado en los objetivos. El time boxing es una forma poderosa de “sacudir” el trabajo a ritmo de tortuga.
Beneficios del time boxing
La técnica del time boxing puede ofrecer ventajas apreciables. Tanto, que la publicación Harvard Business Review la incluyó entre los 100 mejores trucos de productividad.
¿Cuáles son los beneficios del time boxing?
Agiliza la carga de trabajo: Para algunos, es una forma de “hackear a la semana” y empezar el lunes con mejor ánimo, gracias a una adecuada organización del tiempo.
Favorece el enfoque: La técnica propone mantenerse en el camino correcto a medida que avanza la agenda del día. En este sentido, aquellos que realizan muchas tareas pueden orientarse hacia las actividades de mayor relevancia.
Ayuda a establecer prioridades personalizadas: La productividad es una virtud que no se replica en todos del mismo modo. El time boxing contempla la posibilidad de organizarse de acuerdo a las singularidades de cada persona. Por ejemplo, sirve para programar las tareas importantes durante la mañana si en esas horas las capacidades de resolución son más altas.
Motoriza las decisiones: Al tener un tiempo específico para resolver las tareas emerge una propensión a resolverlas y no “hundirse en un pantano” de indecisión. En este sentido, ayuda a eludir una sensación frecuente en el trabajo: estar abrumado por la cantidad de aspectos a resolver.
Es una vía para el autoconocimiento: Con el paso de las semanas, aprenderás más sobre tus rutinas de trabajo, tus habilidades y puntos débiles. Los bloques y los resultados de esta práctica mostrarán cómo trabajas. Así, también podrás saber en qué aspectos puedes mejorar.
Convierte listados extensos en un plan organizado: Los recuadros del time boxing permiten ordenar las tareas, alineándolas. Por ejemplo, puedes diferenciar el desarrollo de productos de las instancias abocadas a la investigación de mercado.
Evita las distracciones: Al establecer marcos de tiempo para las tareas, el practicante de time boxing elude acciones enemigas de la productividad, por ejemplo revisar las redes sociales o chatear en WhatsApp. Más adelante señalaremos que esta técnica no se enfrenta con el descanso: de hecho, podríamos afirmar lo contrario.
Beneficia a los defensores de la “monotarea”: En la era digital se habla mucho de las capacidades multitasking. Pero no son muchas las personas que tienen habilidad para resolver muchas tareas al mismo tiempo: más que soluciones, hay dispersión. Esta técnica hace flamear la bandera de la “monotarea”, para poner a las tareas en fila y abordarlas organizadamente.
Barre errores: En relación al punto anterior, el time boxing es una de las estrategias de productividad más efectivas para evitar fallas. Más foco, menos deslices.
Al revisar las ventajas del time boxing también podemos mencionar lo siguiente: evita las ambiciones de los perfeccionistas. ¿Acaso es poco aconsejable apuntar a la corrección en el trabajo? ¿El esmero es un disvalor?
Será mejor decir que este truco de productividad ayuda a eludir los malos vicios del perfeccionismo y que, en ese sentido, favorece la flexibilidad.
Es bueno tener presente que los proyectos no siempre avanzan según lo planeado en primera instancia. En función de esto, el time boxing permite a los trabajadores evitar las obsesiones y avanzar.
Una reflexión del escritor argentino Jorge Luis Borges sirve para graficarlo. El autor de El Aleph y El libro de arena, entre otras obras cumbres, en una ocasión dijo: “Publico para dejar de corregir”.
Trasladando esa idea al asunto que aquí nos convoca, podemos decir: “Avanzo hacia la siguiente tarea para estirar los márgenes de productividad”. En todo caso, luego habrá nuevos boxes para las instancias de mejoras.
Diferencias entre time boxing y time blocking
Time boxing y time blocking son técnicas que se parecen, aunque presentan diferencias y efectos diversos.
El time blocking supone el bloqueo de una cantidad de tiempo para enfocarse en un proyecto. En estos casos, es usual apagar los teléfonos y cerrar la agenda a cualquier tipo de reunión o llamada.
La técnica time boxing propone un paso adicional: no sólo bloquear, sino organizar. En esa línea, se perciben mayores beneficios en términos productivos.
Mientras que en el time blocking es habitual que haya mucha cantidad de trabajo para resolver en poco tiempo; con el time boxing se apuesta a incrementar la motivación con una integración inteligente de las tareas.
¿Cómo llevar esta técnica a la práctica? Nos enfocamos en ese punto a continuación.
¿Cómo empezar a aplicar el time boxing?
Para aplicar el time boxing en una rutina de trabajo es conveniente seguir estos pasos.
Planifica con dos semanas de anticipación: Es un buen primer envión para organizar el calendario. Especialistas en esta técnica recomiendan establecer estructuras más rígidas para la primera semana, y una mayor flexibilidad para la segunda.
Diseña cajas de tiempo: Esta acción es el core de esta técnica de productividad. Los cuadros deben indicar la tarea a realizar y es una buena práctica agrupar las actividades afines y/o relacionadas.
Avanza: Si has diseñado estas cajas de tiempo y has apostado por esta técnica, pues intenta respetarla. ¿Qué ocurre si no terminas una tarea en el tiempo estipulado? Entonces rediseña los bloques, pero avanza hacia la siguiente acción que habías indicado.
Reserva tiempo no negociable: Si tienes una entrega pactada para el día viernes, es conveniente programar cajas de tiempo más estrictas para los días previos, y más flexibles para los posteriores.
Socializa tu plan: La mayoría de los trabajos requieren colaboración y acciones en equipo. El time boxing es una técnica apta para grupos y también es una vía para comunicar a otros los detalles de tu agenda. Por caso, sirve para que colegas estén al tanto cuándo es más conveniente comunicarse contigo.
Usa la técnica SMART: Se trata de una regla mnemotécnica que apunta a los siguientes valores para los objetivos que trazas. En inglés, las letras refieren que las metas idealmente deben ser “específicas, medibles, alcanzables, relevantes y medibles en el tiempo”.
Prémiate: Tal como señalamos anteriormente, el time boxing no se trata de crear un esquema irrevocable, sino de conseguir una mejor organización. Por eso, si respetas la técnica también tendrás el tiempo necesario para el descanso y el ocio.
Luego de aplicar esta técnica durante algunas semanas, una buena idea es evaluar los resultados. Siempre hay posibilidad de perfeccionar y pensar soluciones allí donde no se consiguieron los beneficios esperados.
Consejos para el buen time boxing y en qué casos aplicarlo
Este truco de productividad se encuadra entre las metodologías de trabajo ágil. Así, es una excelente vía para organizar proyectos muy grandes, dividiéndolos en fases. De esa forma, se vuelven más manejables (tanto en términos psicológicos, como en la faceta más práctica).
Un consejo útil para aplicar el time boxing es combinar los objetivos SMART con una planificación en Google Calendar. Además de ser una herramienta intuitiva y completa, permite que compartas tus bloques con otras personas del equipo, proveedores, clientes, etcétera.
Por último, quizá el punto más importante de esta técnica es el favor que le hace a la diversificación del trabajo. Al establecer cajas de tiempo, podrás abordar diferentes tareas durante el día y mucho más en la semana.
Un beneficio que no mencionamos hasta ahora, poco antes del punto final: esta técnica es útil tanto para gestionar proyectos grandes como pequeños.