El email corporativo es uno de los medios de comunicación más utilizado en las empresas, pudiendo ser el vínculo ideal para comunicar lo conversado durante una reunión a modo de minuta, recibir, enviar o reenviar informes de área, recibir y gestionar pedidos de clientes, captar interés de otros potenciales clientes e, incluso, concretar ventas.


En este sentido, hacer un buen envío de email de trabajo se convierte en un asunto de gran relevancia. ¿Te gustaría ser capaz de redactar un email de trabajo efectivo? Entonces no dudes en seguir leyendo.


Preguntas como: ¿Cuál es la mejor manera de iniciar un texto?, o ¿Cómo dirigirme a mi superior o a mis compañeros?, son solo algunas de las que aparecen al momento de sentarse frente a la computadora.


Así es que se hace imprescindible adquirir conocimientos de redacción para reducir el tiempo frente a la pantalla y lograr resultados eficaces.


El mayor secreto está en los detalles. Prestando atención a ellos se podrá conseguir optimizar el tiempo dedicado a la redacción.


Entonces, un email laboral bien estructurado y desarrollado facilitará a su receptor la lectura y la correspondiente interpretación para finalmente devolver la respuesta que se espera recibir.


Otra gran pregunta es: ¿Qué nombrar y qué omitir en los correos electrónicos laborales?


Acá te respondemos estas preguntas en detalle. También te dejaremos unos cuantos secretos que necesitarás aplicar para lograr tus objetivos a la hora de escribir emails laborales.


Beneficios de una buena redacción de emails laborales


El email es, sin dudas, el medio de conectividad más convencional y popular actualmente. Los beneficios que se obtienen al escribirlo correctamente serán:


Facilidad en su comprensión: Con lo cual te aseguras que podrás obtener la respuesta que esperas. Sin confusiones.


 Llamar la atención del destinatario: ¡Es una muy buen opción para destacar tu marca!


 Hacer sentir importante al receptor: Fundamental a la hora de ser considerado positivamente por él.


Mayor claridad: Cuando escribes, a diferencia de cuando hablas, tienes el filtro del pensamiento y puedes elegir las palabras adecuadas para expresarte mejor y comunicar las ideas complejas de manera mucho más simple y efectiva.Evitar el estrés: El que aparece cuando tenemos un montón de pensamientos en la cabeza, generalmente superpuestos y desordenados. 





Los errores más comunes al redactar un email


Escribir un email no es un pormenor en el campo laboral. De hecho, según las últimas estadísticas, un trabajador corporativo promedio envía y recibe 140 por día aproximadamente.


El email es un medio de comunicación pero también es un sistema que tiene ciertos códigos. Conocerlos y aplicarlos correctamente garantizará la efectividad buscada.


Por eso es importante saber que la forma en que se redactan los emails de trabajo habla mucho de la persona que lo escribe. De lo meticulosa que puede ser, de su capacidad para organizar la información y de cómo pretende transmitir el mensaje a su receptor.


Así es como escribirlos correctamente puede resultar más complicado de lo que parece y además puede conllevar bastantes peligros. Por eso aquí te detallamos lo que debes evitar:


Redactar en mayúsculas.Usar los signos de puntuación de forma incorrecta.Incluir expresiones complejas que se prestan a más de una interpretación. Pasar por alto errores de ortografía.Elegir diferentes fuentes de letra.Escribir el texto en un solo gran bloque, sin pidir en párrafos.Enviar un emails deprisa y a las corridas sin chequear que todo esté correcto.


Estructura correcta y los 5 grandes consejos para no fallar


La estructura de la redacción de emails es el punto clave si quieres obtener resultados positivos. Y esta es la que te recomendamos para efectivizar tus objetivos:


1- Destinatario:


Escribe su dirección al final. Así evitarás un envío por error antes de finalizarlo. No envíes el mismo mail a dos destinatarios juntos, a menos que sea dirigido a ambos. Cuanto más personal sea el email, mayores serán las posibilidades de desarrollar una buena relación laboral desde el inicio.


2- Asunto:


Debe mostrar el tema principal del correo, de forma clara, concreta y concisa. El destinatario tiene que saber con un simple vistazo de qué trata el email, cuál es su importancia y la urgencia que tiene. Se deben usar los mínimos caracteres para transmitir lo máximo.


En el mundo del marketing por correo electrónico, el 50 % de las personas abren un correo electrónico según el interés que le despierte la línea de asunto.


Tu receptor recibe un buen número de emails cada día. Asuntos como “Hola”, “Una pregunta” o “Reunión”, no son informativos y pueden perderse en el fondo de la bandeja de entrada. Así evitarás desperdiciar el tiempo de quien lo recibe y conseguirás que tu mail sea leído y contestado con mayor rapidez.


3- Introducción:


Incluye quién eres y a qué compañía representas. Las primeras palabras hablarán de la idea principal. Pregúntate qué quieres que el receptor entienda y resúmelo lo mejor que puedas.


Si tu eres quien inicia la comunicación, debes establecer el nivel de formalidad del email. No es lo mismo la manera en la que te comunicas por escrito con tus compañeros cercanos, que con tu jefe o con un desconocido. Independientemente de la confianza, lo importante es que siempre uses un lenguaje claro y correcto.


Si el email laboral va dirigido hacia un proveedor o algún contacto de la empresa que aún no te conozca es imprescindible que te presentes con tu cargo tras el saludo, para que el lector pueda ubicarse rápidamente. 4- Contenido:


Aclara qué buscas y qué esperas que el destinatario haga al respecto. Asegúrate de atraer su interés con las primeras líneas y continúa elaborando tu mensaje asertivamente.


Debes incluir una parte introductoria, otra en la que se den los datos relevantes y una última que sea una llamada a la acción, es decir, lo que quieres que haga tu destinatario. Hacia el final, brinda tu información de contacto, expresa que esperas una respuesta y da las gracias por la atención ofrecida. Siempre hay que despedirse.


No agregues colores y gráficos que no sean necesarios. Estos solo aparecerán como confusos y distraen la atención de tu remitente.


5- Firma:


Debe llevar el nombre, el cargo, el número de teléfono, el email, la web y el logotipo si lo hubiera. Puedes realizar esto en la parte de “configuración” de tu email y ya dejar una firma fija con los datos correspondientes.





Secretos extra para desarrollar un buen contenido


¿Qué sucede cuando abres un email muy largo, con letras chicas o muy grandes, distintas tipografías, sin conectores y poco claro? Lo más seguro es que lo cierres para leerlo después. Y de seguro no responderás de inmediato ¿verdad?


Si sigues estos consejos extra vas a lograr efectividad y calidad. Por otro lado, dejarás una buena impresión de ti mismo ante el destinatario.


Así que vamos a ver cuáles son estos secretos:


pide la información en párrafos cortos. Separa los temas en diferentes párrafos  y escribe concisamente lo que buscas comunicar. 


Adapta el estilo a la persona que está recibiendo tu mensaje. Al hacerlo utiliza un lenguaje directo y preciso. Elige un tono formal pero natural. Recuerda que le hablas a una persona y no a un robot. 


 Evita las palabras en mayúsculas. Parecerá que estás gritando.


Encuentra el equilibrio entre toda la información a incluir y la capacidad de resumen. 


Deja en claro cuál es el propósito de ese email. No es lo mismo si quieres contar algo, obtener una información o necesitas que el receptor haga algo. 


Piensa bien lo que quieres decir antes de escribir para que el receptor no tenga que hacerte preguntas después.


No abrevies las palabras como puedes hacerlo a través de Whatsapp. Diferencia entre las expresiones que usas para comunicarte con tus amigos, y las que usas en un mail profesional.


Adjunta documentos con formatos estándar, ya que tu interlocutor puede leer tu email desde su teléfono o tableta. El formato que se ajusta es el PDF.


Antes de enviar el mail comprueba que hayas elegido el documento correcto. 


No olvides decir “por favor” y “gracias”, al igual que mantener un tono cordial y educado. 


Es recomendable que el cuerpo del correo electrónico no supere los 3 párrafos. 


Deja muy claro qué es lo que esperas. ¿Una respuesta? ¿Una fecha límite? ¿Necesitas que el destinatario realice una acción? 


 Léelo en voz alta para ver cómo suena. Si cambias algo, vuelve a leerlo. 


 Utiliza un corrector de texto. Las faltas de ortografía son terriblemente mal vistas en un email laboral. Realiza los envíos de mails en horas de jornada laboral. No está bien visto los emails que llegan en la madrugada o por la noche. Si quieres ahorrar tiempo puedes programar el envío de tu email para la hora que mejor te parezca. 


 Si aplicas todos estos consejos, lograrás que tus emails laborales sean leídos y respondidos con lo que indiques en su contenido.