¿Qué es un diagrama de Gantt? Partes, ventajas y cómo hacer uno propio


El diagrama de Gantt es una poderosa herramienta que se utiliza para planificar proyectos. En este artículo te contamos sobre la misma, sus ventajas, ejemplos y algunos consejos para crear tu propio diagrama. 


¿Qué es un diagrama de Gantt?


Un diagrama de Gantt es una herramienta de planificación que muestra información clara acerca de las tareas y los plazos previstos en un proyecto. Fundamentales para la gestión de proyectos, estas soluciones ofrecen una visión panorámica. 


Mediante gráficos de barras, muestra en detalle las tareas a realizar, para que todos los involucrados tengan acceso y colaboren de un modo organizado.


Un diagrama de Gantt puede ser descrito como una hoja de ruta colaborativa. Debido a la inclusión de plazos, funcionan como cronogramas en los proyectos y son soluciones de seguimiento.


El esquema responde las siguientes preguntas: qué trabajo hay que hacer, quién lo hace y cuándo.


¿Qué información incluye un diagrama de Gantt?


Fecha de inicio y cierre de un proyecto.


Tareas.


Distribución de las tareas.


Fechas relacionadas al inicio y finalización de las tareas.


Relación y/o superposición de los procesos.


Historia del diagrama de Gantt


La historia del diagrama de Gantt nos remonta a finales del siglo XIX.


La primera versión de esta metodología para agilizar proyectos fue creada en 1896 por Karol Adamiecki, un economista e ingeniero polaco que inventó lo que se conoce como “armonograma”.


Aquella era una forma innovadora de mostrar procesos interdependientes, que prometía mejoras en la comprensión de los cronogramas de producción.


Ya entrado el siglo XX, en 1910, emerge la figura del hombre cuyo apellido aparece en la denominación del diagrama. El ingeniero mecánico Henry Laurence Gantt (1861-1919) elaboró un gráfico similar, basándose en las investigaciones de Adamiecki, que había escrito sus textos en polaco y ruso.


Gantt fue el pionero de este sistema en Estados Unidos. Lo empleó para representar gráficamente cuánto tiempo dedicaban los obreros fabriles a persas tareas.


El diagrama que se usa en la actualidad es una combinación de las invenciones de Adamiecki y Gantt.


El método inició con esquemas realizados en papel y ahora se emplean softwares de gestión de proyectos, que permiten trabajar con iniciativas de persa complejidad.


¿Para qué se utiliza un diagrama de Gantt?


El diagrama de Gantt se usa para conseguir una visión general de un proyecto, ofreciendo información clara a las partes involucradas.


En otras palabras, sirve para visualizar un plan de trabajo.


Es una herramienta de comunicación que permite obtener datos sobre el rendimiento y gestionar prácticas clave, como los tiempos de entrega y la pisión de las tareas.


Las barras en un diagrama de Gantt representan las etapas de los procesos y su longitud.


Al disponer de información visualmente clara, los miembros de un equipo de trabajo cuentan con un panorama general que, en términos ideales, mejora la organización y la productividad.


En la actualidad, los soportes tecnológicos propician mejores comparaciones, detecciones y planificación, todo esto gracias a la visualización del progreso en tiempo real y a los ajustes automatizados.


El diagrama de Gantt es perfecto para equipos que precisan visualizar los proyectos en un cronograma. Se usan especialmente en tareas como las siguientes:


Lanzamiento de productos.


Campañas de marketing.


Conferencias de prensa y organización de eventos corporativos.


Renovación de procesos.  


Organización en áreas gerenciales y de recursos humanos.


¿Cuáles son las partes de un diagrama de Gantt?


Los diagramas de Gantt contienen estos elementos, que pueden variar de acuerdo a las tareas, áreas y personas que los realizan.


Fechas: El detalle del inicio y finalización del proyecto completo.


Tareas y sub-tareas: El diagrama permite incluir los diferentes procesos, para hacer un seguimiento de los mismos.  


Tareas e interdependencia: La hoja de ruta indica, también, cuáles son las tareas que pueden realizarse en cualquier momento, y cuáles deben concretarse en plazos determinados para que comiencen otros procesos.


Plazos previstos: Se indica cuándo deben realizarse cada una de las tareas.


Progresos: Uno de los elementos fundamentales en el diagrama es el detalle de los avances en las tareas. Esta información permite conocer el estado actual del proyecto y hacer ajustes en caso de necesitarlos.


Los hitos: También son clave. Las tareas aparecen como barras horizontales, extendidas en un período de tiempo. Los hitos, por su parte, son puntos destacados. Representan puntos de verificación e instancias importantes en el proyecto.


Ventajas y desventajas de un diagrama de Gantt


Al explicar qué es el diagrama de Gantt hemos señalado muchas de sus ventajas, las resumimos a continuación.


Favorece la comunicación: El diagrama no se define habitualmente como una “herramienta de comunicación”, aunque claramente lo es. Por caso, reemplaza reuniones y oficia como un panel de información siempre accesible.


Ofrece claridad: Es una herramienta útil para todos los miembros de un equipo de trabajo, pues echa luz sobre los persos procesos, los plazos y la interdependencia de las tareas.


Es un factor de motivación: Conocer el rendimiento general y tener los avances frente a los ojos resulta habitualmente estimulante.  


Ayuda a organizar el tiempo de trabajo: Esta hoja de ruta permite establecer plazos realistas y visualizar los períodos que restan hasta completar el proyecto.


Muestra el impacto de los avances personales: Es esencialmente una herramienta compartida, pero también propicia mejoras inpiduales. Con los procesos y progresos claros, cada integrante del equipo comprende su impacto en los procesos y puede organizarse más eficientemente.


Es flexible: Los diagramas admiten modificaciones, por ejemplo el agregado de eventos inesperados.


Se adaptó a las nuevas tecnologías: Tal como señalamos, el diagrama de Gantt surgió hace más de un siglo y sigue vigente de la mano de soluciones digitales que, cabe señalar, profundizan sus beneficios.


¿Cuáles son las desventajas del diagrama de Gantt?


Uno de los inconvenientes relacionados a esta hoja de ruta es que, en cierta medida, requieren conocer desde el minuto cero las múltiples tareas de un proyecto, con sus respectivos pasos.


Hay que considerar que no todos los trabajos comienzan con absoluta claridad acerca de los resultados finales. Esa situación es usual, por ejemplo, al desarrollar páginas web: en ocasiones los objetivos surgen en un work in progress.


Otra desventaja del diagrama de Gantt es la complejidad. Esto ocurre especialmente en proyectos grandes, que involucran a muchas personas. En esos casos, si el esquema no se confecciona adecuadamente es posible que, como dice el refrán, el remedio (diagrama) sea peor que la enfermedad (desorganización).


Finalmente, es preciso tener en cuenta que preparar y actualizar un diagrama de Gantt es una tarea demandante, que puede insumir mucho tiempo, atención y dedicación. Entonces, ¿por qué se usa? Porque a cambio de ese esfuerzo usualmente se consigue optimizar los procesos.


En función de las desventajas repasadas, hay que señalar que existen alternativas al diagrama de Gantt que podrían ser convenientes de acuerdo a las características del proyecto.


Algunas son el tablero de Kanban (una herramienta para gestionar proyectos basada en columnas y tarjetas, muy usada entre los desarrolladores) hasta sencillos calendarios.


Otra opción es el diagrama de Pert, útil para visualizar flujos de trabajo y revisar la dependencia de las tareas. A diferencia del diagrama de Gantt, se trata de una variante más “libre” al no incluir gráficos de barras.


Ejemplos de diagramas de Gantt


Los siguientes ejemplos de diagrama de Gantt son de utilidad para conocerlos aún más de cerca.


En la imagen que sigue, vemos uno en el que encontramos el marco de tiempo en la parte superior y a la izquierda las tareas, con sus respectivas barras que indican cuándo empiezan y terminan.





El diagrama a continuación incluye un detalle muy visual sobre las personas involucradas en el proyecto.





El ejemplo que sigue, que detalla el rediseño de un sitio web, pide las tareas en dos semanas, diferenciando las acciones por equipos y por actividad.





Los diagramas de Gantt son especialmente útiles en el sector de la construcción, que involucra a múltiples profesionales y trabajadores. En el siguiente ejemplo puedes ver un interesante detalle de los procesos involucrados en una remodelación, incluyendo tareas como la planificación, la demolición, la instalación eléctrica e inclusive la limpieza.





¿Cómo hacer un diagrama de Gantt paso a paso?


El primer paso para hacer un diagrama de Gantt es elegir el software para crearlo. La clave es que el programa permita trabajar con gráfico de barras y establecer dependencias entre las tareas.


Los diagramas de Gantt pueden realizarse en programas de hojas de cálculo como Excel y también con softwares especializados, además de con plantillas. Algunos ejemplos son ClickUp, Wrike y Smartsheet.


A continuación, conviene seguir los siguientes pasos para hacer un diagrama de Gantt:


Definir períodos: Tal como señalamos, la cronología es el core de estos diagramas. Por eso, una buena práctica es comenzar estableciendo fechas de inicio y finalización del proyecto.Contemplar el “período de gracia”: Si se piensa, por caso, en el lanzamiento de un producto, al crear el diagrama de Gantt se establece una fecha para esa instancia. Ahora bien, es necesario añadir etapas posteriores a esa fecha para incluir acciones de seguimiento luego del despliegue comercial. Por ejemplo, el equipo podría necesitar enviar recordatorios a los clientes.Agregar las tareas: Establecidos los tiempos integrales del proyecto, es momento de añadir las tareas específicas, que también tendrán una indicación del inicio y la finalización, en cada caso. Como vimos en los ejemplos, se visualizará en los gráficos de barras.Identificar las sub-tareas: Para una mejor organización, es bueno realizar pisiones en las tareas, destinándolas a los equipos y/o profesionales que deben ocuparse de ellas. En esta instancia, también se incluye el detalle de la interdependencia. Lo hemos dicho: hay procesos que para ponerse en marcha dependen de labores previas.  Apostar por los signos visuales: A lo largo de este artículo hemos señalado que el diagrama de Gantt es una herramienta en la que el carácter visual prima. Siguiendo esa lógica, es una buena práctica usar colores en el diagrama para las persas tareas: ayudan a identificarlas rápidamente.El momento de los hitos: Son puntos fijos en los indicadores temporales, que refieren a logros. Son instancias de verificación y también funcionan como motivadores. Al usarlos, el equipo tendrá en cuenta qué aspectos priorizar y a su vez avanzar con la motivación de los progresos.Actualizar: El diagrama de Gantt es un work in progress; en otras palabras, es una tarea que está siempre en movimiento. Las actualizaciones son importantes: en ocasiones las tareas, los plazos y algunos objetivos cambian a medida que avanza el trabajo. En este punto, la comunicación entre los diferentes equipos involucrados es fundamental.


El propósito general es tomar provecho de una modalidad cuyo uso aumenta para la gestión de proyectos, amén de su lejano origen y su despliegue en el siglo XX. De la mano de la revolución digital, el diagrama de Gantt reafirma su eficacia para volcar iniciativas (desde las sencillas hasta las más complejas) en un esquema comprensible y provechoso.